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Wer eine Urkunde plant, wird sich über kurz oder lang mit der Frage des Inhalts auseinandersetzen müssen. Aber nicht nur für den Auftraggeber, sondern auch für den Kalligraphen steht zunächst einmal der Text im Vordergrund, denn dieser gibt dem künftigen Werk die ersten Umrisse und nimmt auch wesentlich auf die Ausführung und den damit verbundenen Arbeitsaufwand Einfluss.
Einleitung
Bevor man beginnt, sich über den Wortlaut Gedanken zu machen, sollte man sich im klaren sein, welchen Zweck die Urkunde verfolgt, denn ihm muss der Inhalt und damit auch die Länge des Textes entsprechen. Es gilt also ein ausgewogenes Verhältnis zu finden, denn eine bescheidene Vereinsehrung mit unnötigen Floskeln wirkt ebenso unpassend wie eine im Telegrammstil abgefasste Beglaubigung einer Städtepartnerschaft. Gleichfalls wird ein als Einzelstück gedachtes Blatt anders als der Text für einen Urkundenvordruck geplant werden. Ziel eines jeden Textgestalters muss es sein, mit klaren und dem Anlas angemessenen Worten die Zweckbestimmung für jedermann verständlich und unzweifelhaft erkennbar zu machen.
Welche Grundbestandteile eine Urkunde im allgemeinen enthalten sollte, erfahren Sie im nachfolgenden Abschnitt. Ausgehend davon, werden die einzelnen Arten von Urkunden und ihre inhaltlichen Besonderheiten sowie der Textaufbau mit Beispielen zur Formulierung ausführlich behandelt. Die -Stilistischen Hinweise- sollen als Hilfsmittel zur Vermeidung von Stilfehlern dienen. Auf diesem Grundgerüst aufbauend, wird es mit ein wenig Fantasie keine Schwierigkeit bereiten, selbst als Textverfasser tätig zu werden.
Die Grundbestandteile
Immer wieder kann man feststellen, dass bei Urkunden wichtige, oft unabdingbare Angaben fehlen und damit letztlich ein auch noch so aufwendig ausgeführtes Werk im Wert erheblich geschmälert wird. Unvollständige Inhalte, vergessene Beglaubigungen, unterlassene rechtsverbindliche Formeln oder mangelhafte Datierungen müssen nicht sein. Deshalb muss man auch bei Urkunden mit kurzem Wortlaut auf die Grundbestandteile achten. Das folgende Fragespiel hilft dabei.
Wer? Der Aussteller
Der Aussteller (nicht zu verwechseln mit dem Beglaubiger) ist in den meisten Fällen eine juristische Person, also eine Vereinigung, Körperschaft, Firma oder staatliche Stelle. Er verleiht unter seinem Namen das Schriftstück. Die Namensbezeichnung ist unbedingt auszuschreiben, zur genaueren Kennzeichnung sollte auch der Ort hinzugefügt werden. Man verwende nur allgemein übliche Abkürzungen (z. B.: GmbH, usw.)
Wem? Der Empfänger
Seine Bezeichnung beginnt mit einer Anrede (Herr, Frau oder Firma), die ausgeschrieben wird. Dem Namen vorauszustellende Titel werden nur dann genannt, wenn sie Namensbestandteil sind (z. B. Dr., Dipl.-Ing.) oder im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Inhalt stehen, wie etwa Berufs- oder Vereinstitel. Die Namensbezeichnung ist unbedingt vollständig anzuführen, wobei die Reihenfolge Vorname(n) – Nachname(n) einzuhalten ist. Etwaige Abkürzungen von Zweitvornamen sind nur dann statthaft, wenn dies den Schreibgewohnheiten des Empfängers entspricht. Zur besseren Kennzeichnung des Empfängers kann dem Nachnamen oder der Firmenbezeichnung der Wohnort beigefügt werden, also z. B.: “Dr. Arnulf Mayer, Wien”.
Was? Der Hauptgegenstand
Er ist ein Recht oder eine Sache, dessen Erwerb, Verleihung oder Gründung die Urkunde bestätigt. Das kann eine Würde oder eine sichtbare Auszeichnung, ein Titel, Preis oder Vertrag, aber auch die Urkunde selbst als alleiniges Mittel einer Ehrung sein.
Wie und warum? Die Formel
Sie ist der Wortlaut, der die bisher genannten Grundbestandteile erklärend und beschreibend miteinander verbindet und läßt sich inhaltlich in Satzaussage (Art des Erwerbes der Urkunde) und Begründung (des Erwerbes) unterteilen. Im Gegensatz zu den anderen Elementen bietet die Formel, abgesehen von eventuell rechtsverbindlichen Wortlauten, weitgehende Bewegungsfreiheit.
Wo und wann? Ort und Zeit
Die Datierung erfolgt entweder nach Ort und Zeit der Ausstellung oder nach der persönlichen Verleihung. Es kann auch der Zeitpunkt wichtiger Beschlussfassungen Eingang finden. Bei der Zeitangabe ist die Reihenfolge Tag – Monat – Jahr einzuhalten, wobei man den Monatsnamen nach Möglichkeit im vollen Wortlaut schreibt.
Durch wen? Die Beglaubigung
Nachdem der Aussteller in den seltensten Fällen eine natürliche Person ist, müssen Zeichnungsberechtigte oder Zeugen der Handlung mit ihren Unterschriften die Richtigkeit des Inhalts bestätigen. In diesem Zusammenhang wichtige Titel der Unterzeichnenden, wie z. B. Vorsitzender, Preisrichter, Geschäftsführer, Prüfer oder Bürgermeister, werden ebenfalls genannt. Üblich sind zwei Unterschriften – wobei die der höherrangigen Person immer rechts steht -, doch wird man in bestimmten Fällen nur eine oder mehrere Personen unterzeichnen lassen.
Womit? Die Benennung
Mit der Vergabe einer Bezeichnung wie Ehrenurkunde, Meisterbrief oder Diplom erfährt das Schriftstück eine mehr oder weniger genaue Einordnung. Ist es gleichzeitig Hauptgegenstand oder ergibt sich die Beurkundung aus dem textlichen Sinnzusammenhang, unterbleibt zweckmäßigerweise eine zusätzliche Nennung als Überschrift.